Home / Hỗ trợ kỹ thuật / Cách in giấy a5 trong word
kích thước khổ giấy tại Việt Nam
kích thước khổ giấy tại Việt Nam

Cách in giấy a5 trong word

Vấn đề điều chỉnh khổ giấy để in dành cho máy in hay máy photocopy cho người mới bắt đầu sử dụng là vấn đề khá nhiều bạn quan tâm, Cụ thể nếu bạn dùng trình soạn thảo Word để gõ văn bản. Khi trên màn hình chỉ hiện thị 1 trang nhưng khi in ra thì lại ra đến 2 trang. Hoặc khi bạn đánh văn bản trên word là khổ A4 nhưng lại muốn in thành khổ A5 , tức là tờ giấy A4 chia đôi.

Những điều bạn cần biết về loại khổ giấy đang dùng tại Việt Nam

Khổ giấy A5 là bằng nửa A4, (tức là bằng tờ A4 gấp đôi)

*Khổ giấy A4 = ½ A3

*Khổ giấy A5 = ½ A4

*Khổ giấy A6 = ½ A5

Hình ảnh này là các loại khổ giấy hiện đang phổ biến tại Vi

kích thước khổ giấy tại Việt Nam
kích thước khổ giấy tại Việt Nam

ệt Nam

Thiết lập trong khổ giấy trong phần mềm Microsoft Word

Trước hết bạn cần thiết lập về chế độ giấy in phù hợp đối với loại giấy sử dụng cho máy in của bạn. Ở đây thì tôi nghĩ rằng phần lớn người sử dụng máy in đọc bài này sẽ sử dụng loại giấy A4 ở Việt Nam nên có hướng dẫn thay đổi như phần dưới dây (còn nếu bạn đang ở Hoa Kỳ, sử dụng loại giấy khổ Letter thì đừng thay đổi gì cả ^^).

Để thiết lập khổ giấy A4 và các liên quan đến trang soạn thảo bạn vào mục Page Setup. Để vào mục này chỉ cần vào phần File trên thanh công cụ, một menu thả xuống bạn sẽ thấy phần Page Setup. Nếu như không nhìn thấy phần này ở Microsoft Word (trong bộ Office 2003 trở lại) thì có thể phần này ít được sử dụng nên đã được tự động thu ẩn đi, lúc này bạn chỉ cần giữ chuột tại nguyên vị trí đó và chờ trong chốc lát để menu hiển thị hết cho toàn bộ các mục.

Để vào mục thiết đặt trang soạn thảo Page Setup, bạn chỉ cần vào phần File, sau đó chọn Page Setup..Hình trên là phần thiết đặt lề, hình dưới là phần thiết đặt cỡ giấy.

Trong Page Setup, phần đầu tiên là Margins, bạn sẽ nhìn thấy phần thiết lập lề của trang. Phần này thiết đặt lề trang để các dòng chữ và nội dung được giới hạn lại theo thiết lập này. Phần này bạn có thể quay trở lại sau bởi bây giờ điều quan tâm hơn là cần thiết lập kích cỡ giấy mặc định để in là A4.

Để vào phần thiết lập kích cỡ trang giấy, bạn bấm vào tab có ghi Paper ở phía trên. Trong tab Paper bạn có thể dễ dàng nhìn thấy mục Paper size đang được lựa chọn là khổ giấy nào. Nếu như sau khi cài đặt hệ thống, người ta không thiết lập lại cho bạn là khổ giấy A4 thì nó vẫn nguyên là Letter theo mặc định của bộ phần mềm Microsoft Office.

Bạn dễ dàng thay đổi thiết lập này bằng cách bấm vào nút thả xuống ở bên cạnh sau đó chọn khổ giấy A4. Sau đó bạn quay lại tab Margins để điều chỉnh lại đôi chút về các kích thước của các lề (trên, dưới, trái, phải) rồi bấm vào nút Default để cho mọi văn bản mới được khởi tạo sau này cũng được giữ nguyên thiết đặt này.

Lưu ý rằng thiết đặt mới này không ảnh hưởng đối với các văn bản đã được soạn thảo trước đó theo khổ giấy Letter bởi vì chúng chỉ có hiệu lực đối với các tập tin document (*.doc) hiện hành và trở về sau này (nếu bấm vào nút Default) mà thôi. Như vậy gặp các văn bản cũ mà bạn mở lại thì bạn cũng cần làm như trên để định dạng lại khổ giấy.

Sau khi định dạng khổ giấy như vậy thì các trình bày bên trong văn bản của bạn sẽ thay đổi. Tuỳ thuộc vào nội dung (dài hay ngắn, có nhiều bảng và hình ảnh hay không) và cách trình bày trước đây mà mức độ thay đổi sẽ như thế nào. Thông thường tôi nghĩ rằng số trang văn bản sẽ dài ra và bạn cần điều chỉnh lại chúng đôi chút để bố cục của văn bản được hợp lý hơn.

Như vậy là bạn đã thiết lập xong phần cỡ giấy in trong Microsoft Word, tuy nhiên điều này vẫn chưa giúp cho bạn có thể in ra đúng như những gì đã nhìn thấy, bởi vì còn lại một phần thiết lập nữa trong máy in mà bạn cũng cần thực hiện tiếp như phần dưới đây.

Lưu ý: Trong phần minh hoạ về tab Margins đơn vị tính cho các lề mặc định được tín theo inch, tuy nhiên trong hình minh hoạ này đang hiển thị là cm. Bạn có thể điều chỉnh đơn vị đo kích thước sang hệ mét quen thuộc bằng cách: Vào mục Tools, Options, ở tab General phần Measurement Units bạn đổi từ Inches sang Centimeter hoặc Milimeters để sử dụng theo hệ đơn vị Mét quen thuộc hơn đối với bạn.

Thiết lập trong cỡ giấy trong máy in

Nếu như ở trên bạn đã thiết lập khổ giấy A4 cho các hoạt động soạn thảo của mình thì có nghĩa rằng bạn đã nhìn thấy trong khung soạn thảo một khổ giấy có tỷ lệ đối với khổ giấy A4 thông dụng. Tuy nhiên đó không phải là điều mà bạn tin tưởng rằng máy in sẽ in ra như những gì bạn thấy bởi vì ở máy in vẫn còn thiết lập một khổ giấy riêng của chúng mà bộ Office (đến phiên bản 2003, còn 2007 vì tôi không dùng nên không rõ) không có cơ chế đồng bộ kích cỡ giấy đối với các máy in mà nó sử dụng.

Không những chỉ áp dụng cho Word, Excel mà cỡ giấy trong máy in còn ảnh hưởng đến các phần mềm khác có liên quan đến in ấn. Một trường hợp mà nhiều người làm việc văn phòng thường gặp phải là khi họ sử dụng các loại phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, lập dự toán,…(các phần mềm nội địa chuyên nghành) khi xuất bản in cũng có liên quan đến các thiết lập này.

Máy in thì luôn hoạt động đối với các khổ giấy phù hợp đối với nó. Bạn có thể biết rằng các máy in chỉ hoạt động trong giới hạn về kích thước của nó ngay từ ban đầu để tránh hiện tượng in tràn lề gây ra mực bám vào các phần không có giấy dẫn đến giảm chất lượng đối với bản in sau nó (với máy in laser) hoặc đâm vào các phần không có giấy (với máy in kim) hay như phun mực vào ống cuộn (đối với máy in phun)… Do đó máy in luôn phải có chế độ thiết lập khổ giấy cho bản in để phù hợp với loại giấy đang có sẵn trong khay máy in.

Để đến được phần máy in trong hệ thống của bạn hoặc thông qua sự chia sẻ máy in tại các máy tính khác (hoặc print server) ở Windows XP (hoặc các phiên bản Windows khác trước đó) bạn có thể bấm vào nút Start, đến phần Settings, mục Printers and Faxers và chọn vào máy in mà bạn muốn điều chỉnh (xem hình minh hoạ).

Trong phần trên bạn có thể thấy máy tính của bạn có chỉ duy nhất một máy in hoặc hai hay nhiều hơn là do phần này không chỉ liệt kê các máy in được nối với máy tính của bạn mà chúng còn được gắn trên các máy tính khác trong cùng mạng mà bạn có quyền ra lệnh in tại đó. Nếu bạn bối rối khi mà có quá nhiều máy in được hiển thị tại đây (do có thể chỉ cần bạn có lần kết nối với một máy tính khác trong mạng LAN thì cũng có thể máy in tại máy tính đó được tự động hiển thị tại phần này) thì hãy chú ý đến máy in mặc định của máy tính của bạn. Máy in mặc định được phân biệt bằng một dấu hình chữ V trong vòng đen như hình minh hoạ. Nếu bạn không rõ còn cần thiết in tại các máy khác hay không thì chỉ cần điều chỉnh tại máy in đó bởi vì mỗi lần bạn ra lệnh in, lệnh sẽ được gửi đến máy tính đó nếu không có lựa chọn chỉ định vào máy tính khác.

Và đến đây thì tôi không thể biết được rằng bạn đang dùng chiếc máy in có thương hiệu gì (HP, Canon…) và model của chúng là gì nên phần hướng dẫn dưới đây có thể không giống với những gì mà bạn sắp thực hiện, tuy nhiên tôi nghĩ rằng phần nhiều là bạn có thể tự suy luận ra cách thực hiện đối với chiếc máy in riêng mặc định của bạn.

Ở đây tôi đang có hai chiếc máy in thường sử dụng: Một chiếc HP Lj1200 vốn thông dụng trong thời điểm vài năm trước đây và một chiếc HP Lj 5200 có cỡ giấy tối đa A3. Xin hướng dẫn về cách thiết lập đối với hai chiếc máy này, còn lại đối với các loại máy khác có thể được cập nhận dần nếu tôi được tiếp xúc với các máy in khác (có lẽ chỉ cần một vài hình ảnh cách thiết lập là được).

Ở máy in HP Lj 1200 sau khi bấm vào phần tên của nó trong mục Printers and Faxers như đã nói ở trên, bạn sẽ thấy một cửa sổ chứa trạng thái in của máy này. Bạn vào mục Printer để chọn phần “Printing Preferences…”để mở ra trang về các thiết lập của máy in này. Ở trang này bạn tiếp tục bấm vào nút “Advanced…” để mở ra một cửa sổ lựa chọn mới “HP Laser Jet 1200 Series PLC Advanced Document Setting”.

Ở đây bạn dễ dàng nhìn ra trong mục Paper/Output, phần Page Size đang được đặt cỡ giấy là Letter. Để thay đổi thành cỡ giấy A4 bạn chỉ cần lựa chọn lại bằng cách bấm vào lựa chọn A4 trong menu thả xuống. Sau đó bạn bấm OK vài lần (cho đến khi đóng hết các cửa sổ) để thiết đặt có hiệu lực.

Sau khi thiết đặt như vậy, máy in sẽ hoạt động với cỡ giấy A4 và đồng bộ với thiết đặt do phần mềm Microsoft Word đã được bạn thiết đặt như đã nói ở trên. Và đến đây bạn đã thực hiện xong hai sự thiết đặt để có thể có bản in đúng, chính xác khi sử dụng phần mềm MS Word của Microsoft.

Xin lưu ý rằng mặc dù cùng là máy in HP 1200 nhưng không phải là mọi phần thiết lập ở các máy tính khác nhau đối với loại máy này đều như nhau (phức tạp ghê). Đối với hình minh hoạ này tôi đã sử dụng bộ trình điều khiển (driver) mặc định của Windows XP mà chúng lại có giao diện khác đối với trình điều khiển của hãng sản xuất (kèm theo đĩa CD-ROM khi mua máy in hoặc trình điều khiển mới nhất được tải về từ website của hãng sản xuất).

Còn dưới đây là phần thiết đặt đối với một máy in khác – máy in HP Lj 5200. Bạn có thể thấy cách thức thiết lập khác hơn so với loại HP Lj 1200 đã trình bày ở trên.

Ở đây trong phần “Printing Preferences…” bạn sẽ thấy mục Page Size (cỡ giấy) lại nằm ở tab Printing Shortcut. Ở đây bạn cũng chọn khổ giấy A4 thay cho khổ giấy Letter được thiết lập mặc định. Bạn lại chỉ cần thực hiện

Đối với các loại máy in khác thì quá trình tìm vị trí để thay đổi cỡ giấy chắc cũng không phải là điều khó khăn đối với bạn. Hầu như chỉ quanh quẩn một số nút, liên kết ở các trang thiết đặt là bạn có thể tìm thấy nơi chứa Page size của máy in.

 

 

Đánh giá

About admin

Check Also

Cách photo CMND trên 1 mặt giấy máy TOSHIBA

Máy photocopy hiện nay dàn trở thành một thiết bị không thể thiếu đối với …

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *