Cách cài scan folder dành cho máy photocopy Ricoh 100% thành công

admin 4 Tháng Tư, 2018 Hỗ trợ kỹ thuật Leave a comment 446 Views

CÁCH CÀI SCAN FOLDER DÀNH CHO MÁY PHOTOCOPY RICOH VỚI CÁC HỆ ĐIỀU HÀNH

WINDOW XP, WIN 7, WIN 8, WIN 10

Ở bài viết này, Kỹ thuật viên công ty Việt Số Hóa sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết các cài đặt scan dành cho máy photocopy trên các hệ điều hành win Xp, Win 7, Win 8, Win 10.. File dữ liệu sẽ được gửi vào trực tiếp thư mục của từng người dùng trong hệ thống mạng nội bộ

Máy photocopy Ricoh mà công ty Việt Số Hóa cho thuê hiện nay thường là các máy photocopy Ricoh MP 4001, Mp 5001, MP 5002… Những máy này là dòng máy có chức năng scan màu. Có thể scan trực tiếp trên khay ADRF hoặc cũng có thể scan trên mặt kính. Khi đó File scan sẽ được lưu tạm vào bộ nhớ của máy sau khi được lựa chọn vào tài khoản của người dùng nào thì file này sẽ được chuyển trực tiếp vào thư mục trên máy tính của người dùng. Ưu điểm có thể thấy được là tính năng bảo mật cho tài liệu cao. Hạn chế việc dữ liệu lưu nhiều vào ổ cứng máy photocopy làm cho máy photo hoạt động kém hiệu quả và dữ liệu mất tính bảo mật.

Chúng tôi giới thiệu bạn những thuật ngữ chuyên ngành hệ thống mạng trước khi tiến hành chi tiết để các bạn có thể thao tác dễ dàng hơn.

Mạng nội bộ ( Local Network): Là hệ thống kết nối các máy tính trong cùng 1 cơ quan, công ty doanh nghiệp, giúp ta có thể Scan, chia sẻ in ấn mà hoàn toàn không phụ thuộc mà mạng toàn cầu ( Internet). Nói cho dễ hiểu là ngay cả khi không lên được mạng, không vào được Google hay Facebook vẫn có thể scan và in bình thường.
Quyền truy cập thư mục ( Permission to access Folder): Nghĩa là mình cho phép ai vào máy mình lấy tài liệu thì người đó mới được vào, còn không thì họ không vào được.
Xác thực người dùng (User Authentication): Là thông tin tài khoản của mình đăng ký trên Web quản lý của máy photocopy Ricoh để có thể scan.
Đường dẫn (Path): Đường dẫn đến cái thư mục của người dùng để Ricoh biết mà gửi file về đó.
Tên người dùng ( User Name) : Là tên của người dùng trên máy tính của mỗi người dùng để xác thực khi Ricoh gửi file về. Lưu ý, tên người dùng User name khác với tên máy Machine Name. Nên khi đăng ký scan trên website Ricoh, “Login user name” chính là tên người dùng ( xem trong User Accounts trong Control Panel) còn Path thì lấy tên Machine Name. Lát xem hướng dẫn sẽ hiểu.

Trước khi cài scan folder máy photocopy phải kiểm tra xem máy tính đã kết nối được với máy photocopy RICOH chưa bằng cách Start -> RUN -> gõ CMD rồi Enter. Gõ tiếp câu lệnh: ping <địa chỉ ip máy photo> enter. Ví dụ: Địa chỉ 192.168.10.200 là địa chỉ máy Photocopy của mình, gõ: ping 192.168.1.251. Nếu báo Reply… thì kết nối còn báo Request Time Out hoặc Destination Unreachable thì chưa làm SCAN được.

SCAN TO FOLDER TRÊN HĐH WIN XP
Bước 1: Tạo 1 thư mục đặt tên SCAN ngoài Desktop của máy tính, rồi share full quyền cho thư mục đó. Every One Full Control.
Bước 2: Vào Control Panel -> Windows Firewall và turn off nó đi.
Bước 3: Vào trang web quản lý của máy Ricoh, mở trình duyệt Chrome gõ địa chỉ máy photo vào. Ví dụ: 192.168.10.200 sẽ ra được giao diện màn hình quản lý của Ricoh.
Bước 4: Nhìn bên góc phải bên trên thấy chữ Logon. Nhấp vào, đăng nhập với User: admin Password: (để trống).
Bước 5: Nhìn bên phía tay trái thấy mục Address Book. Click vào. Rồi chọn Add User.
Bước 6: Gõ tên người dùng Name và Key Display. Hai cái này gõ gì cũng được, Key Display sẽ là cái tên hiển thị trên màn hình Ricoh.
Bước 7: Tại mục Folder Authentication. Gõ User name trong User Account và mật khẩu. Mật khẩu này là mật khẩu mở máy tính của người đó. Nếu không có thì bỏ qua.
Bước 8: Tại mục Path. Điền đường dẫn tới thư mục Scan bằng cách. Click chuột phải My Computer chọn Properties, xem tên máy là gì, sau đó vào Start-> Run -> \tên máy tính. Ví dụ tên máy tính mình là kythuat gõ: \kythuatscan.
Bước 9: Bấm Save and Add Another. Logout.
Bây giờ lên máy Photocopy Ricoh, bỏ thử 1 file vào scan, chọn tên nhân viên rồi Start. File sẽ được gửi về thư mục SCAN.

SCAN TO FOLDER TRÊN HĐH WIN 7

Cách làm tương tự như Win Xp tuy nhiên phải làm thêm những bước sau trước khi thực hiện.
Bước 1: Start -> Run -> gõ secpol.msc
Disable dòng Accounts Limit local account use of blank passwords to…
Bước 2: Start -> Run-> gõ gpupdate /force
Bước 3: Xóa chương trình microsoft essential nếu có.
Bước 4: Tắt Windows Firewall trong Control Panel

LINK TẢI PHẦN MỀM:

SCAN TO FOLDER TRÊN HĐH WIN 8
HĐH Win 8 sử dụng giao thức SMB ver 3.0 khác với HĐH Win 7 sử dụng giao thức SMB ver 2.0 do vậy không thể sử dụng giao thức SMB Samba mà phải sử dụng giao thức FTP.

SCAN TO FOLDER TRÊN HĐH WIN 8.1
HĐH Win 8.1 sử dụng giao thức SMB ver 3.0 khác với HĐH Win 7 sử dụng giao thức SMB ver 2.0 do vậy không thể sử dụng giao thức SMB Samba mà phải sử dụng giao thức FTP.

SCAN TO FOLDER TRÊN HĐH WIN 10
HĐH Win 10 sử dụng giao thức SMB ver 3.0 khác với HĐH Win 7 sử dụng giao thức SMB ver 2.0 do vậy không thể sử dụng giao thức SMB Samba mà phải sử dụng giao thức FTP.